Datamanagement

Data opslag

In je datamanagementplan leg je vast welk opslagmedium je gaat gebruiken en hoe je de back-up gaat regelen van al je data: ruwe data, verwerkte data, modellen/codeboeken, andere data zoals informed consents.

Opslagmedium bij De HHs

Alle onderzoeksdata kunnen tijdens het onderzoek worden opgeslagen met behulp van de tool Research Drive. Per onderzoek wordt er een projectmap aangemaakt waarin je een eigen mappenstructuur kunt aanmaken of gebruik kunt maken van een geadviseerde mappenstructuur. Back-up is hierbij goed geregeld via onze leverancier SURFSara. Tevens hebben we met SURFSara ook een support overeenkomst en een verwerkersovereenkomst voor het veilig op kunnen slaan van persoonsgegevens.
Een projectmap in Research Drive is aan te vragen via het emailadres: fb-researchdrive@hhs.nl en op termijn ook via de iFrontoffice. Na aanmelding volgt er een intake gesprek met de beheerder en de datasteward.
Voorafgaand of na de intake geef je de projectnaam op, zodat deze door de functioneel beheerder kan worden aangemaakt. Je ontvangt dan een uitnodiging om je accountgegevens toe te voegen aan Research Drive. Zodra je dit geaccepteerd hebt kan de functioneel beheerder je eigenaar maken van de projectmap en de eigenaar kan daarna zelf (onderzoeks)medewerkers uitnodigen om toegang te krijgen tot Research Drive. Deze personen kunnen (na acceptatie van de uitnodiging) rechten krijgen voor de projectmap of alleen sommige mappen uit de hoofdmap. Dit bepaal je als eigenaar zelf.
In de map ‘Testproject’ in Research Drive staan enkele handige documenten zoals de Quick Guide Research Drive en de leidraad documentatie en mappenstructuur.
De snelkoppeling naar de tool is via deze link te vinden, maar is uiteraard alleen toegankelijk als je je onderzoek hebt aangemeld bij de functioneel beheerder.

Consortium

Bij een samenwerking met andere instellingen of organisaties zal in gezamenlijkheid moeten gekeken worden bij welke instellingen welke data wordt opgeslagen. Deze afspraken moeten worden opgenomen in het (gezamenlijke) datamanagementplan maar daarnaast ook schriftelijk worden vastgelegd in een consortiumovereenkomst.

Data toegang

Bij het organiseren van de toegang tot je data tijdens het uitvoeren van je onderzoek, welke opslag je gaat gebruiken en wie je wel of niet toegang geeft, moet je rekening houden met privacy issues of beperkingen in verband met commerciële belangen of in afwachting van octrooien.

Vragen die je moet beantwoorden in je datamanagementplan:

  • Wie heeft toegang tot de data?
  • Wie is de eigenaar van de data?
  • Hoe ga je om met auteursrechten van de data?
  • Wie mag de data bewerken?
  • Wie controleert de data?
  • Hoe zorg je ervoor dat de data toegankelijk blijven wanneer jij of andere mensen het onderzoek verlaten? Hieronder de algemene zaken waar je rekening mee moet houden.

Op de pagina Wetgeving vind je meer informatie over eigenaarschap en privacy. Hieronder de algemene zaken waar je rekening mee moet houden.

Opslagmedium

De Research Drive waar de onderzoeksdata bij de HHs tijdens het onderzoek worden opgeslagen, biedt gebruikers de mogelijkheid om instellingen en autorisaties in te stellen op een manier die voldoet aan de hierbij geldende wetgeving.

Beveiligingsniveau

Voorkom ongeoorloofde toegang of openbaarmaking en wijzigingen in de data of vernietiging van de data. Het beveiligingsniveau is afhankelijk van de aard van de data: persoonlijke of gevoelige data hebben een hoger beveiligingsniveau nodig dan geanonimiseerde of niet-vertrouwelijke data.

Toegang op afstand

Hou rekening dat je op een veilige manier toegang hebt tot al je data vanaf al de locaties waar je werkt. Ook andere mensen hebben vanaf hun locatie(s) mogelijk toegang tot de data nodig, mogelijk met verschillende rechten om de data in te zien, te bewerken, toe te voegen of te verwijderen.

Gebruik van data van een externe partij

Identificeer en verklaar de specifieke beperkingen (bijvoorbeeld beschermd door intellectuele eigendomsrechten) die deze data kunnen hebben in de manier waarop ze kunnen worden verspreid of toegankelijk worden gemaakt.

Eigenaarschap en auteursrechten

Wie de eigenaar is van de data en of er auteursrechten van toepassing zijn hangt af van volgende factoren:

  • Of het project is gemaakt als onderdeel van gefinancierd onderzoek
  • Of data van een externe partij zijn gebruikt tijdens het uitvoeren van het onderzoek

Consortium

Bij een samenwerking met andere instellingen of organisaties zal in gezamenlijkheid moeten gekeken worden wie toegang heeft tot welke data. Deze afspraken moeten worden opgenomen in het (gezamenlijke) datamanagementplan maar daarnaast ook schriftelijk worden vastgelegd in een consortiumovereenkomst.

Ondersteuning door Data Stewards

Onderzoekers kunnen ondersteuning krijgen bij research data management. De research data steward(s) van de HHs zijn te benaderen via research@hhs.nl.