Administratief medewerker Onderwijsservice

In het kort

Functiecategorie:

Ondersteunend

Opleidingsniveau:

Uren per week:

32,00 uren

Beschik je over een servicegerichte en proactieve houding? Kun je goed in teamverband maar ook zelfstandig werken en ben je precies?

Wat ga je precies doen?
Als administratief medewerker Onderwijsservice voor de Faculteit IT & Design voer je ondersteunende en administratieve taken uit t.b.v. stages, afstudeeropdrachten, inschrijvingen, toetsing, cijferregistraties, archivering, examinering en diplomering.  Je werkt binnen heldere kaders met werkafspraken, instructies en regels, waarbij het soms nodig is dat je zelfstandig deze regels interpreteert. Je hebt een diversiteit aan taken, goed kunnen schakelen daartussen is echt jouw ding.

Een aantal verantwoordelijkheden:

  • Je verzorgt administratieve werkzaamheden. Bijvoorbeeld je verzorgt de invoer en verwerking van cijfers in de cijferadministratie; de inschrijving voor keuze-modules en/of minoren; je maakt klasindelingen;
  • Je ondersteunt  het toetsproces, de examinering en diplomering; ondersteunt bij verwerking en organisatie van  stages en het afstudeerproces;
  • Je verzorgt diverse logistieke werkzaamheden, zoals verwerken van repro opdrachten; verzorgen van de zomerpost; boekenlijsten; vervaardigen diploma’s en organisatie van diplomering;
  • Je beheert informatie- en voorlichtingsmateriaal;
  • Je draagt zorg voor het opzetten van dossiers en het archiveren en/of digitaliseren van documenten en gegevens, bijvoorbeeld studentendossiers en het archief van tentamens, opdrachten en andere toetsresultaten;
  • Je analyseert, toetst en verifieert te verwerken gegevens (toepassen van regels, voorschriften, procedures en afspraken); Je genereert informatie uit administratieve systemen en verstrekt bovengenoemde informatie aan in- en externe betrokkenen;
  • Je beheert waardepapieren (diploma’s, tentamenpapier ed.);
  • Je handelt administratieve werkzaamheden voor de examencommissie af;
  • Je draagt bij aan het inrichten en verbeteren van de werkprocessen binnen het organisatiedeel;
Jouw profiel
Voor deze vacature zijn wij op zoek naar een accurate en zelfstandige ondersteunend medewerker die van aanpakken houdt. Je werkt met aandacht aan diverse administratieve werkzaamheden en verliest daarbij je collega’s niet uit het oog. Je maakt je hogeschool-interne administratieve regels en procedures snel eigen. Je beschikt net als je collega’s over een gezonde teamspirit.

Voldoe je daarnaast aan onderstaande functie-eisen? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie voor deze vacature.
  • Je bent in het bezit van een afgeronde MBO-4 opleiding,
  • Je hebt ervaring in met administratieve werkzaamheden zoals gegevensverwerking en archivering;
  • Je bent een kei in MS Office en in staat om je snel het gebruik van nieuwe applicaties zoals OnStage en Osiris eigen te maken;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je beschikt over goede interculturele communicatieve vaardigheden, je kunt makkelijk schakelen met een diversiteit aan mensen, rollen en werkzaamheden.
Wat bieden wij
Het faculteitsbureau maakt goed onderwijs en onderzoek mogelijk.
Dát is waar we gezamenlijk aan werken. Wat vragen we daarbij van jou? Een proactieve, dienstverlenende en flexibele werkhouding, gericht op samenwerking en resultaat.
Het team Onderwijsservice bestaat uit 7 medewerkers en is verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle processen die direct te maken hebben met onderwijs en studenten. Met name: inschrijving (onderwijs, klasindelingen; keuze-modules, NOA, zomerpost e.d.) en decentrale selectie; de cijferadministratie, het toetsproces, de examinering en diplomering; het decentrale roosterproces (les- en tentamenroosters); uitwisselingen en het stageplaatsen- en het afstudeerproces; logistiek (informatie, post, repro, archivering).

Daarnaast bieden wij:
  • Een salaris van maximaal € 2.717,13 bruto per maand (schaal 6) bij een volledige werkweek, exclusief 8% vakantietoeslag. (Onze arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao-hbo.)
  • Een uitbetaling van een eindejaarsuitkering
  • Een aanstelling van 0,8 – 1,0 fte, 32 - 40 uur per week in tijdelijke dienst voor de periode van één jaar
  • Een goed te bereiken werkplek in Zoetermeer, Delft en Den Haag, via zowel de auto (ruime parkeergelegenheid), als met openbaar vervoer.
  • Een ruime verlofregeling van ongeveer 53 dagen bij een fulltime aanstelling, inclusief de verplichte vrije dagen en nationale feestdagen.
  • Een groot netwerk en dynamische omgeving, te midden van jonge, gedreven studenten en medewerkers binnen het hoger onderwijs in een grootstedelijke context, nationaal en internationaal.
Wil je meer weten over de faculteit?
De Faculteit Informatie Technologie & Design verzorgt het onderwijs aan ca. 2600 studenten van 2 opleidingen, verdeeld over 3 locaties (Den Haag, Zoetermeer, Delft). Dit proces wordt ondersteund door het Faculteitsbureau. Het Faculteitsbureau is recent gevormd en nog volop in ontwikkeling naar nieuwe processen en passende werkwijzen.
Ook het onderwijs is volop in ontwikkeling en verandering, inmiddels in twee opleidingen. De opleidingen zijn: Communication & Multimedia Design (CMD) (tevens Human Technologie HT/ 3 jarige UXD) op de locatie Den Haag en HBO-ICT met de specialisaties Netwerk & Systems Engineering op de locatie Delft, Information &Media Systems locatie Den Haag, Systems Engineering op de locaties Den Haag en Zoetermeer, Business & Management op de locaties Den Haag en Zoetermeer en Information Security Management (ISM) op de locatie Zoetermeer.

Ben jij onze nieuwe collega?
Je kunt solliciteren met cv en motivatiebrief via onderstaande button. Je kunt reageren tot en met 25 augustus 2019. De gesprekken vinden in de week van 2 september.

Wil je meer informatie?
Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Richard van Ommeren, Manager Faculteitsbureau via e-mail: r.b.vanommeren@hhs.nl.

Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Lonny van Leeuwen, Adviseur Resourcing, 070 445 8612 of vacatures@hhs.nl.

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze emailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen.