Senior Managementassistent

In het kort

Functiecategorie:

Ondersteunend

Opleidingsniveau:

Uren per week:

40,00 uren

Wat ga je doen
De dienst Facilitaire Zaken & IT (FZ&IT) zoekt, bij voorkeur vanaf medio november, een senior managementassistent voor de ondersteuning van de directeur. Je ontzorgt de directeur door zijn workload te prioriteren en te managen, zijn afspraken goed voor te bereiden. Je voert complexe ondersteunende taken voor hem en het MT uit en speelt daarbij zelfstandig in op nieuwe omstandigheden en ontwikkelingen.
Je zorgt voor overzicht, stemt met de dienstsecretaris af welke lijntjes je het beste kunt uitzetten zodat de directeur goed voorbereid aan zijn werkdag begint.

Als senior managementassistent ben je ook een troubleshooter bij complexe vragen. Je vervult een coördinerende rol voor de secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning binnen FZ&IT. Je bent pro-actief en faciliterend, signaleert knelpunten en komt waar nodig verbetervoorstellen.

Een aantal verantwoordelijkheden:

  • Je plant overleggen, vergaderingen en bijeenkomsten voor de directeur en bereidt deze in samenspraak met de dienstsecretaris voor;
  • Je verzorgt verslaglegging van vergaderingen zoals van het MT, legt afspraken vast en bewaakt de voortgang ervan en houdt actiepunten- en besluitenlijst bij;
  • Je plant, organiseert en faciliteert evenementen voor de dienst;
  • Je bent aanspreekpunt voor interne en externe relaties van de directeur en de dienstsecretaris;
  • Je geeft vorm aan en draagt zorg voor afstemming van secretariële, administratieve en documentaire procedures en werkprocessen; organiseert en coördineert dan wel ziet toe op de uitvoering van de secretariële en administratieve ondersteuning;
  • Je verzorgt de correspondentie voor de directeur en bent verantwoordelijk voor het vastleggen hiervan;
  • Je maakt en bewaakt de aanvragen voor personeelsmutaties.
Jouw profiel
Wij zijn op zoek naar een energieke, representatieve collega met een flexibele instelling en houding. Je bent initiatiefrijk en een organisatietalent. Je weet prioriteiten juist te stellen, zeker voor het bewaken van de agenda. Je kunt goed omgaan met de vertrouwelijke informatie die voorbij komt en hebt een goed gevoel voor verhoudingen. Je bent stressbestendig, komt professioneel en dienstverlenend over.

Voldoe je daarnaast aan onderstaande functie-eisen? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie voor deze vacature.
  • Afgeronde mbo-4+ (maar bij voorkeur hbo) opleiding met praktisch gerichte kennis van methoden en technieken van managementondersteuning;
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in (hoger) management ondersteuning;
  • Ervaren gebruiker van Office-365 en Sharepoint, je collega’s worden blij van je tips;
  • Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift is een vereiste;
  • In staat tot zelfstandig en in teamverband werken.
Wat bieden wij?
  • Het salaris voor deze functie bedraagt maximaal € 3.386,57 bruto per maand (maximum schaal 8) bij een volledige werkweek, exclusief 8% vakantietoeslag. Onze arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao-hbo;
  • Een uitbetaling van een eindejaarsuitkering;
  • Een aanstelling van 1,0 fte, 40 uur per week in tijdelijke dienst, voor de periode van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband;
  • Een zéér ruime verlofregeling van ongeveer 53 dagen bij een fulltime aanstelling, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale feestdagen;
  • Een goed te bereiken werkplek in Den Haag;
  • De ruimte en middelen voor professionele en persoonlijke ontwikkeling;
  • Een groot netwerk en dynamische omgeving, te midden van jonge, gedreven en internationale studenten.
Wil je meer weten over de FZ&IT?
De Dienst FZ&IT levert hogeschool breed geïntegreerde facilitaire, huisvesting en IT-ondersteuning aan studenten, medewerkers en bezoekers. De Dienst FZ&IT streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening. De ambitie is efficiënt, betrouwbaar en veilig. Onze producten en diensten waarmee we de klantwens tegemoet komen volgen uit de strategische doelstellingen van onze Hogeschool. Wij streven naar een efficiënte en betrouwbare werkomgeving voor studenten en medewerkers. We geven met innovatie en standaardisatie invulling aan efficiency. We bieden een veilige (fysiek en digitaal) omgeving. De dienst Facilitaire Zaken & IT zit aan tafel met het onderwijs en onderzoek voor de afstemming van onze basisdienstverlening. We zijn de dienstverleningsregisseur op ons vakgebied. Als betrouwbare leverancier van het onderwijs bieden wij herkenbare producten en diensten aan
De dienst bestaat uit de volgende units. Innovatie & Projecten, IT Operations & Educational Services, Facility Services & Huisvesting, Frontoffice & Support en het dienstbureau. De functie Senior managementassistent is onderdeel van het dienstbureau en valt hiërarchisch onder de Dienstsecretaris.

Wil je meer weten over werken bij De Haagse?
Jonge mensen voorbereiden op de toekomst, dat doet De Haagse Hogeschool. We delen onze kennis en geven studenten bagage mee waarmee ze stevig in hun schoenen staan. Dat doen we met drie centrale thema’s: wereldburgerschap, internationalisering en netwerken. Studenten kunnen hierdoor bewust kijken naar de wereld om hen heen. Hun leven lang.
Als hogeschool staan we midden in de samenleving en we willen daarvan ook een afspiegeling vormen. Naast onze diversiteit aan studenten, hecht De Haagse Hogeschool waarde aan een divers personeelsbestand. De Haagse Hogeschool streeft een inclusieve campus na met een diverse studenten- én medewerkerspopulatie waarin gelijke kansen centraal staan.

Ben jij onze nieuwe collega?
Denk jij dat jij en de functie een goede match zijn en ben je enthousiast geworden? Solliciteer dan met cv en een korte motivatiebrief. Je kunt tot en met zondag 20 oktober 2019 uitsluitend via onderstaande button solliciteren.

Wil je meer informatie?
Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Geraldine Hilgersom, dienstsecretaris FZ&IT, via e-mail: g.w.p.hilgersom@hhs.nl
Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Marianne Hollestein, Adviseur Resourcing via het telefoonnummer 070 – 445 8612 of via e-mail: vacatures@hhs.nl.

Je kunt solliciteren via de sollicitatiebutton, op de e-mailadressen hierboven worden geen sollicitaties in behandeling genomen.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.