Ben jij een zelfstandige en ontzorgende managementassistent die complexe secretariële, administratieve en logistieke taken kan uitvoeren?

Wat ga je doen?
Het Faculteitsbureau van de Faculteit IT & Design is op zoek naar een senior managementassistent voor de dagelijkse ondersteuning van de lectoraat en het kenniscentrum Cyber Security.

Als managementassistent verzorg je secretariële-, administratieve- en/of logistieke ondersteuning. Je organiseert (online) overleggen, vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen voor de lectoren. Jij bereidt alles van A tot Z goed voor, faciliteert waar nodig en houdt de digitale agenda’s bij. De verslaglegging van de wekelijkse vergaderingen, het vastleggen van afspraken en het bijhouden van acties is bij jou in goede handen. De komende periode ga je tevens aan de slag met het organiseren van de intreerede.

Naast deze werkzaamheden voer je diverse administratieve taken uit. Je verricht bestellingen in Inkoopnet en je zorgt ervoor dat de correspondentie foutloos de deur uitgaat. Tevens ben je het aanspreekpunt voor in- en externe relaties van de lectoren. Je speelt zelfstandig in op nieuwe omstandigheden, doet verbetervoorstellen en faciliteert waar nodig zodat de lectoren zich met een gerust hart kunnen focussen op alles rondom het lectoraat en onderzoek dat aandacht vraagt. Kortom, je voert complexe beheersmatige en/of ondersteunende taken uit en speelt daarbij zelfstandig in op nieuwe omstandigheden en ontwikkelingen. Waar nodig doe je verbetervoorstellen.

Jouw profiel
We willen graag dat jij succesvol wordt in jouw nieuwe rol. In jouw brief lezen we daarom graag terug waarom jíj de energieke en proactieve ontzorger bent voor de lectoren. Daarnaast lezen we graag terug waar jij je ervaring hebt opgedaan met complexere secretariële, administratieve en logistieke taken.

Voldoe je daarnaast aan onderstaande functie-eisen? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie voor deze vacature.
  • HBO werk- en denkniveau, met praktisch gerichte kennis van methoden en technieken van managementondersteuning;
  • minimaal 4 jaar werkervaring in (hoger) managementondersteuning of als managementassistent/secretaresse, bij voorkeur in een onderwijsomgeving;
  • gedegen kennis van en werkervaring met Office-365;
  • een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Wat bieden wij?
  • Een arbeidsovereenkomst van een jaar (D4) met een omvang van 0,6 fte (24 uur);
  • Een salaris van minimaal € 2.756,90 en maximaal € 3.691,27 bruto per maand (schaal 8) bij een volledige werkweek;
  • Lees meer over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

De Haagse Hogeschool als inclusieve campus
De Haagse Hogeschool wil een inclusieve campus zijn. Daarom staan gelijke kansen bij ons centraal en streven we naast een diverse studentenpopulatie naar een grote diversiteit aan medewerkers. Als hogeschool staan we immers midden in de samenleving en dienen we daar een afspiegeling van te vormen. Daarom hechten wij veel waarde aan het optimaal benutten van verschillende perspectieven en achtergronden van onze medewerkers. Zo vinden we nog meer aansluiting bij onze studenten en de veranderende wereld om ons heen.

Ben jij onze nieuwe collega?
Je kunt tot en met 2 februari 2023 uitsluitend direct, online solliciteren via de sollicitatiebutton op de website van De Haagse Hogeschool.
In plaats van een reguliere motivatiebrief vragen we je om alleen een antwoord op de volgende vijf vragen te geven. Licht dat steeds toe in max 200 woorden per vraag.
  1. Wat heb jij aan kennis opgedaan in het beheer van en/of het bieden van ondersteuning  met het gebruik van Office 365?
  2. Waaruit blijkt dat je steeds op zoek bent naar mogelijkheden om processen zo soepel mogelijk te laten verlopen? Licht toe.
  3. In deze functie heb je veel contact met verschillende partijen en afdelingen. Hoe zoek jij de samenwerking op?
  4. Waaruit blijkt dat jij hoge eisen stelt aan de kwaliteit van jouw dienstverlening?
  5. Hoe zorg jij ervoor dat je het overzicht kan bewaren en snel kan schakelen tussen verschillende taken?

Wil je meer informatie?
Inhoudelijk? Richard van Ommeren, Manager Faculteitsbureau via e-mail: r.b.vanommeren@hhs.nl.
Algemene informatie: Rash Mokiem, Adviseur Resourcing, via e-mail: vacatures@hhs.nl.

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze emailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.