Data stewards helpen bij datamanagement

Na het toekennen van onderzoeksubsidies is het sinds kort verplicht een datamanagementplan in te leveren. Lectoraten van De Haagse kunnen hiervoor sinds dit jaar ondersteuning krijgen van een nieuw team data stewards.

“Naast de verplichting om transparant te zijn over onderzoekresultaten, wordt van onderzoekers verlangd hun data zo veel mogelijk openbaar te stellen voor hergebruik. Daarmee wordt de impact van onderzoek vergroot”, aldus Marta Kargól, coördinerend data steward van het team data stewards Niloufar Soekhai, Maria Blix en Leen Liefsoens. 

Datamanagementplan

Research datamanagement omvat alle acties waarbij onderzoekers data organiseren, opslaan, bijhouden en delen. Marta: “Subsidieverstrekkers als de NWO stellen tegenwoordig als voorwaarde na het ontvangen van financiering een datamanagementplan te schrijven. Dat is een document waarin je alle stappen beschrijft hoe je aan data komt en wat je ermee gaat doen tijdens alle fasen van onderzoek. Vanuit de NWO is er ook de plicht om een data steward te raadplegen.” 

Aardig complex

“Gelukkig heeft De Haagse nu een team van data stewards”, vervolgt Marta. “Wij ondersteunen en adviseren onderzoekers over goed datamanagement.” Een van de eerste taken voor haar team ziet Marta in bewustwording. “Onderzoekers weten nog niet altijd wat datamanagement inhoudt en waarom het belangrijk is.” Ook kan goed datamanagement volgens Marta aardig complex zijn. “Data moeten opgeslagen worden in specifieke bestandsformaten. Daarnaast moet je weten welke data je mag delen en hoe je persoonsgegevens moet beschermen.” 

Mobieltje

Voor je het weet overtreed je volgens de coördinerende data steward de AVG. “Bij het verzamelen van data, bijvoorbeeld bij interviews, gebruiken onderzoekers soms nog hun mobieltje of verzenden zij data via onveilige verbindingen op het internet. Traditionele opnameapparatuur kunnen gemakkelijk gehackt worden. De onderzoeker is eindverantwoordelijke voor de veiligheid van persoonsgegevens, ook wanneer studenten op het project worden ingezet. Marta: “Dat betekent dat je studenten moet wijzen op goed datamanagement. Ook hierbij kan de datasteward worden geraadpleegd.” 

Bureaublad

Behalve de verplichting heeft goed datamanagement ook veel voordelen, vooral als je in een team werkt. Marta: “Stel je voor anderen hebben toegang tot je computer en iedereen slaat verschillende versies van data op in willigkeurige mappen. Voor je het weet wordt het onoverzichtelijk en zie je door de bomen het bos niet meer. Met een datamanagementplan weet iedereen waar welke data zijn. Je kunt alles veel sneller vinden.”  

Meer waarde

Ook krijgen data meer waarde wanneer ze verantwoord zijn verzameld en opgeslagen. Marta: “Het maakt het onderzoek en de onderzoekers transparanter en betrouwbaarder.” Bovendien kunnen de data beter benut worden. Goed georganiseerde data kunnen gepubliceerd worden en ingezet in het vervolgonderzoek. Het vergroot niet alleen de impact van onderzoek, maar ook de bekendheid van de onderzoeker.” 

Advies en ondersteuning

Het team aan data stewards staat klaar voor advies en ondersteuning aan alle onderzoekers van De Haagse. Marta: We hebben een online training ontwikkeld, zowel in het Nederlands als in het Engels. Dat is een goed startpunt voor onderzoekers.” Marta wijst er echter op dat onderzoekers zo vaak mogelijk contact moeten opnemen met de data stewards. “Data stewards helpen onderzoekers te beseffen welke andere ondersteuning nodig is en verwijzen onderzoekers naar andere ondersteuners, zoals juristen, privacy officers of de Ethische Commissie. Kom langs of stuur een e-mail bij twijfel, vragen of bij een nieuwe subsidieaanvraag.” 

Kwartiermakerschap

De aanstelling van data stewards is een van de opbrengsten die kwartiermaker data stewardship, Saskia Rademaker, realiseerde. Een ander resultaat is de Research Drive. Deze tool is inmiddels voor alle onderzoekers aan De Haagse beschikbaar is. Binnenkort volgt meer nieuws over de resultaten van de Open Science-pilot van De Haagse.

Meer informatie

Meer informatie over datamanagement en andere hulpmiddelen voor je onderzoek vind je op het onderzoekportaal. Daar staat een link naar de online training en de contactgegevens van de data stewards. Onderzoekers hoeven niet zelf te bepalen wie hen kan helpen. Een mailtje naar het researchsupport@hhs.nl is voldoende.