Privacyverklaring

(inclusief studiekiezers en alumni)

Persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens
• NAW- en contactgegevens
• Contactgegevens van ouders, voogden of verzorgers (indien noodzakelijk)
• Beeldmateriaal
• Financiële gegevens
• Onderwijsgegevens, zoals inschrijf- en voortgangsgegevens
• Communicatie van, aan en met betrokkenen
• Gegevens over aanwezigheid, beschikbaarheid, locatie, internetgedrag
• Gegevens met het oog op de gezondheid of welzijn
• Arbeidsgegevens
• Digitale gegevens

Studiedata

Voor studiedata kan De HHs bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken. Dit kan bijvoorbeeld bij studieverloop, studie-beïnvloedende persoonlijke en/of sociale factoren, zoals ervaren studiedruk of het hebben van een functiebeperking. 

Kinderen

Wij hebben niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen van bezoekers aan onze website die jonger zijn dan 16 jaar tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. De website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Zo voorkomt u dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder uw toestemming.

Doeleinden:

• recruitment, werving & selectie van nieuwe studenten
• ondersteuning bij oriëntatie studiekeuze, voorlichtingsdoeleinden, studentenadministratie
• organiseren en verzorgen van onderwijs, inclusief toetsing en examinering
• verstrekken of ter beschikking stellen van (digitale) leermiddelen, interne en externe informatievoorziening
• vastleggen van uitslagen
• afgifte certificaten, getuigschriften en diploma’s
• voorbereiding en uitvoering van overeenkomsten met studenten
• uitvoering of toepassing van wettelijke verplichtingen, de organisatie of het geven van studievoorlichting, inclusief studieadvies
• klantbetrokkenheid
• promotionele activiteiten, relatiebeheer en marketing
• ondersteuning bij functionele beperkingen
• bieden van hulp, advies en persoonlijke begeleiding aan studenten, inclusief voorzieningen, zowel bij studieproblematiek als bij problemen van psychische, sociale en/of emotionele aard
• (onderzoek gericht op) kwaliteitsverbetering in het onderwijs
• onderhouden van contact: sturen van informatie, nieuwsbrieven
• interne en externe informatievoorziening
• versturen van vragenlijsten (ook voor rankings)
• organiseren van evenementen
• vrijwilligerswerk of mentoring
• fondsenwerving
• registreren van carrièreontwikkelingen alumni voor de hier genoemde doelen.
• veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, interne controle, ontwikkeling en managementrapportage, onderbouwingen voor accreditatieonderzoeken
• uitvoering van een accountantscontrole
• financiële administratie (onder meer berekenen en innen van collegegelden, inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen)
• beheer van inkoop- en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken
• behandelen van verzoeken en geschillen, klachtenprocedures en beroep en bezwaar
• (markt)onderzoek, organisatie-analyse, ontwikkelings- en managementrapportages
• bibliotheekaangelegenheden, fysieke en digitale archivering
• medezeggenschap en verkiezingen.

Studiedata

De HHs verwerkt in het kader van studiedata persoonsgegevens met de volgende verwerkingsdoelen: (onderzoek gericht op) maatwerkadvies rondom kwaliteit en invulling van het onderwijs, persoonlijke ontwikkeling en begeleiding van individuele studenten, waarbij analyse van de verzamelde data de kwaliteit en mogelijkheden hiervan verbetert en beleidsontwikkeling.

(inclusief externe medewerkers, uitzendkrachten, gedetacheerden, stagiaires, promovendi, oud- medewerkers en sollicitanten)

Persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens
• NAW- en contactgegevens
• Achtergrondgegevens
• Beeldmateriaal
• Financiële gegevens
• Aanstellings-, contract-, functionerings- beoordelingsgegevens en loopbaanbegeleiding
• Communicatie van, aan en met betrokkenen
• Gegevens over aanwezigheid, beschikbaarheid, locatie, internetgedrag
• Gegevens over arbeidsomstandigheden en verzuim
• Gegevens van gezinsleden en voormalige gezinsleden die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde
• Gegevens over gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• Opleidingsniveau en diploma’s
• Arbeidsverleden
• Digitale gegevens

Doeleinden:

• recruitment, werving & selectie
• voorbereiding en uitvoering van de arbeidsovereenkomst (inclusief arbeidsvoorwaarden)
• voorbereiding en uitvoering van de  overgang van de Betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de hogeschool;
• vaststellen van salarisaanspraken, salarisadministratie
• regelen van aanspraken, interne en accountantscontrole
• behandeling van personeelszaken
• het geven van leiding aan de werkzaamheden van de betrokkene
• organisatie en verzorging van bedrijfsmedische zorg, bedrijfsmaatschappelijk werk of het creëren van een veilige omgeving voor betrokkene
• opleiding / onderwijsverlenen van ontslag, het uitvoeren van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband en het actualiseren van pensioenrechten
• de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud‐personeelsleden;
• (de mogelijkheid tot) het verlenen van ontslag
• het in handen van derden stellen van vorderingen.
• financiële administratie
• interne controle en bedrijfsbeveiliging
• beheer van inkoop- en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken, interne en externe informatievoorziening, organisatie-analyse, ontwikkelings- en managementrapportage
• voorbereiding en uitvoering van overeenkomsten met klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners
• relatiebeheer, marketing, markt-, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek 
• het behandelen van geschillen, zoals klachten-, beroep- en bezwaarprocedures
• controle door een accountant of toezichthoudende instanties
• fysieke toegang- en beheersystemen, beheer van websites, het intranet en softwaresystemen
• bibliotheekaangelegenheden
• fysieke en digitale archivering
• medezeggenschap en verkiezingen
• het sturen van informatie, nieuwsbrieven, post of presentjes

De HHs kan aan overheids- en semi-overheidsorganen informatie verstrekken, vanwege de uitvoering van wetten en regelingen en ook aan organisaties waarvan de activiteiten voortvloeien uit een wettelijke regeling.

Persoonsgegevens:

Digitale gegevens (zoals internetbrowser, apparaattype, locatiegegevens, gegevens surfgedrag over meerdere websites)

Doeleinden:

• marketing en marktonderzoek
• behandelen van geschillen (klachten-, beroeps- en bezwaarprocedures, etc)
• webcontent management
• analytische doeleinden.

Persoonsgegevens:

• beeldmateriaal
• contactgegevens

Doeleinden:

• veiligheid en beveiliging
• cameratoezicht
• behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten-, beroeps- en bezwaarprocedures).

(bijvoorbeeld geïnterviewden en geënquêteerden)

Persoonsgegevens:

• onderzoeksgegevens*
• identificatiegegevens
• contactgegevens
• beeld-/geluidsmateriaal
• financiële gegevens
• arbeidsgegevens
• digitale gegevens
• mogelijke bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid, ras, genetische of biometrische gegevens

* Voor deze gegevens wordt gewerkt conform de AVG en de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (NGWI). Op verzoek toetst de Ethische Adviescommissie van De HHs voorafgaand aan het onderzoek. 

Doeleinden:

• uitvoeren en publiceren van wetenschappelijk-, praktijkgericht- en statistisch onderzoek
• interne en externe informatievoorziening
• onderbouwen van integriteitsonderzoeken
• uitvoeren en beheren van IT-procedures
• behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten-, beroeps- en bezwaarprocedures)
• archiveren (fysiek en digitaal).

(bijvoorbeeld stage- en afstudeerbedrijven, opdrachtgevers uit het werkveld of partneruniversiteiten)

Persoonsgegevens:

• naam
• contactgegevens
• bedrijfsinformatie
• beeld-/geluidsmateriaal
• communicatie van, aan en met betrokkenen

Doeleinden:

• voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst
• bedrijfsbeveiliging
• uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken, interne en externe informatievoorziening, organisatie-analyse en totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met klanten/opdrachtgevers en (zakelijke) partners
• relatiebeheer, marketing en marktonderzoek
• behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten–, beroeps- en bezwaarprocedures)
• controle door een accountant en/of toezichthoudende instantie
• beheren van de websites, intranet/Sharepoint (HHs) en softwaresystemen.

(bijvoorbeeld leveranciers of bedrijfsrelaties)

Persoonsgegevens:

• naam
• contactgegevens
• bedrijfsinformatie
• beeld-/geluidsmateriaal
• communicatie van, aan en met betrokkenen

Doeleinden:

• voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst
• bedrijfsbeveiliging
• uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken, interne en externe informatievoorziening, organisatie-analyse en totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met leveranciers en zakelijke partners
• relatiebeheer, marketing en marktonderzoek
• behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten–, beroeps- en bezwaarprocedures)
• controle door een accountant en/of toezichthoudende instantie
• beheren van de websites, intranet/Sharepoint en softwaresystemen.

Aanvullende informatie:

• We verstrekken gegevens over bijvoorbeeld inschrijving, examenresultaten, studievoortgang, beëindiging inschrijving aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), afdeling Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRIHO), op grond van een wettelijke verplichting in de WHW.
• We wisselen indien nodig informatie uit met het toeleverend onderwijs over de studievoortgang(sgegevens) van hun voormalige studenten.
• Bij onderzoek gericht op kwaliteitsverbetering kan toestemming worden verleend om externe informatie te koppelen aan HHs (e-mailadres)bestanden. Dit geldt ook voor de koppeling van informatie uit de HBO-monitor via het studentnummer aan bestanden van De HHs.
• Voor Studiekeuze 123 is een jaarlijkse uitwisseling van e-mailadresbestanden van studenten en alumni mogelijk en nodig om aan te sluiten op de Nationale Studenten Enquête (NSE) en HBO-monitor.
• Voor het opvragen en doorgeven van gegevens aan buitenlandse onderwijsinstellingen, stagebedrijven en aan de IND geldt:
  • wanneer studenten een studie- of stageperiode in het buitenland willen volgen, kan De HHs relevante persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken student aan de betrokken buitenlandse instellingen of bedrijven verstrekken.
  • voor de uitwisseling van studenten die tijdelijk bij De HHs studeren, heeft De HHs het recht om relevante persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken studenten bij hun thuisinstelling op te vragen.
  • op basis van de Vreemdelingenwet 2000 vragen we aan de aspirant-student die niet de Nederlandse nationaliteit heeft, om documentatie in aanvulling op de bescheiden voor de inschrijving en voor een geldige verblijfsstatus. Op het moment van inschrijving moet de student rechtmatig in Nederland verblijven. Volgens de WHW en de Koppelingswet is De HHs verplicht dit te controleren.
  • met de inschrijving als student bij De HHs en conform de Gedragscode Internationale Student Hoger Onderwijs gaat de niet-EER-student ermee akkoord dat De HHs de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) informeert bij het beëindigen van de inschrijving of als de instelling heeft vastgesteld dat de student geen redelijke studieprestatie meer levert.
• Soms gebruiken wij persoonsgegevens of verstrekken die aan anderen om onderzoek uit te voeren of te gebruiken voor statistische doeleinden. Er zijn dan drie mogelijkheden: 
  • meestal maken we de persoonsgegevens anoniem, zodat niemand weet dat dit onderzoek met je gegevens wordt uitgevoerd. 
  • soms is het noodzakelijk om het onderzoek juist niet anoniem uit te voeren. Dan vragen wij vooraf je toestemming. 
  • in bepaalde uitzonderingen is het verkrijgen van je toestemming niet mogelijk of niet wenselijk bijvoorbeeld als dit onevenredig veel tijd en moeite kost. Wij zullen dit altijd zorgvuldig afwegen.

• De HHs verstrekt alleen persoonsgegevens aan derden vanwege een wettelijk voorschrift en als dat nodig is met het oog op:
  • een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde
  • de salarisadministratie
  • de administratie voor uitkeringsaanspraken bij de beëindiging van een dienstverband
  • de administratie van de vereniging van oud-medewerkers
  • de opleiding
  • de bedrijfsmedische organisatie
  • de bedrijfsbeveiliging
  • de overgang of tijdelijke tewerkstelling van betrokkene naar een ander organisatieonderdeel van Stichting HBO Haaglanden
  • (de mogelijkheid tot) het verlenen van ontslag
  • het aan derden overdragen van vorderingen
  • het behandelen van geschillen
  • controle door een accountant of toezichthoudende instantie
  • het (laten) uitvoeren van medewerkerstevredenheidsonderzoeken of soortgelijke onderwerpen die voor de organisatie van belang zijn.
• De HHs kan ook informatie verstrekken aan overheids- en semi-overheidsorganen vanwege de aan hen opgedragen uitvoering van wetten en regelingen en aan organisaties waarvan de activiteiten voortvloeien uit een wettelijke regeling.
• Persoonsgegevens kunnen ook nader gespecificeerd aan derden worden verstrekt, als dat in het belang van de medewerkers is. Betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers worden van het voornemen daartoe goed en tijdig op de hoogte gebracht en krijgen gedurende een redelijke termijn de kans om hiertegen bezwaar te maken.

Bij verschillende gelegenheden maakt De HHs beeldmateriaal (foto’s of video’s). Dit materiaal gebruiken wij bijvoorbeeld voor lesmateriaal, werving of om te laten zien waar wij als medewerkers en studenten mee bezig zijn. Denk aan stages, (praktijk)lessen en bijeenkomsten. Ook jij kunt op dit beeldmateriaal te zien zijn.

In portretsituaties of daaraan gerelateerde situaties vragen we altijd om expliciete, specifieke schriftelijke toestemming. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met ons beeldmateriaal. Wij plaatsen geen beeldmateriaal waardoor studenten/medewerkers of anderen schade kunnen ondervinden.

Bij niet in scene gezette situaties vragen we geen schriftelijke toestemming. Het beeldmateriaal wordt dan verzameld op basis van bijvoorbeeld het gerechtvaardigde belang voor De HHs. Uiteraard kun je bij de fotograaf of cameraploeg aangeven dat je niet op beeldmateriaal wil staan.

Beeldmateriaal kan worden gedeeld met fotografen, cameraploegen of derden die het beeldmateriaal in opdracht van De HHs verwerken in publicaties of andere uitingen. Ook kan beeldmateriaal gedeeld worden in samenwerkingsverbanden van De HHs of voor journalistiek gebruik.

In beginsel hanteert De HHs voor het opnemen van beeldmateriaal de aanbevelingen van de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP). De AP meldt het volgende:

“U mag niet zomaar opnames maken waarop leerlingen of studenten te zien zijn. Dit mag alleen in uitzonderingssituaties. U moet dan goed kunnen onderbouwen waarom dit noodzakelijk is. En dit van tevoren duidelijk uitleggen aan uw leerlingen of studenten.”

De HHs heeft deze basisregel vertaald naar uitvoeringsregels. Op hoofdlijnen luiden deze als volgt:

1. Lessen/onderwijssituaties waarbij studenten niet in beeld komen en niet te horen zijn, mogen worden opgenomen en later beschikbaar worden gesteld aan andere groepen of deelnemers die later deze les- of onderwijssituatie alsnog willen (terug)zien.
2. Lessen/onderwijssituaties waarbij studenten wel in beeld komen en/of te horen zijn, mogen niet worden opgenomen, tenzij dit noodzakelijk is. De HHs heeft de volgende situaties als noodzakelijk en daarmee dus als uitzondering aangewezen:
   1. Tijdens en in de betreffende les gebruikt de docent opnames om feedback of beoordeling te geven op de student. Net zoals dat bij fysiek onderwijs gebeurt.
   2. De docent dient hierbij na te gaan of de opname een noodzakelijk onderdeel vormt van de feedback/beoordeling. Als de feedback/beoordeling plaats kan vinden met een minder ingrijpende methode (denk aan een audio-opname of een verslag), dan moet deze methode worden toegepast.
   3. De docent maakt opnames (en deed dat ook al vóór de situatie van digitaal onderwijs) als bewijsmateriaal voor examinering ter archivering. De docent gebruikt dit materiaal dan ook niet als (les)materiaal voor een andere (les)situatie.
3. Op basis van deze regels is het altijd de docent die bepaalt of een les/onderwijssituatie wordt opgenomen. Studenten mogen lessen/onderwijssituaties niet opnemen. 
   1. Voor studenten van De HHs geldt in overeenstemming met Online onderwijs en gedrag  en Gedragsregels en ordemaatregelen dat het hen niet is toegestaan om les-/onderwijssituaties waarin De HHs een aandeel heeft op te nemen en/of te publiceren, verspreiden (via bijvoorbeeld social media) en/of op een andere manier te verwerken.
   2. Voor medewerkers van De HHs verwijzen wij naar Online onderwijs en gedrag van 19 januari 2021 als het gaat om opname van beeldmateriaal in les-/onderwijssituaties.

De gebouwen van De HHs worden bewaakt met behulp van (zichtbaar of verborgen) cameratoezicht (Protocol cameratoezicht). Op dit beeldmateriaal kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Dit betekent dat De HHs jouw persoonsgegevens verwerkt, met het doel:

• het beschermen van de veiligheid en gezondheid van 1 of meer natuurlijke personen, zoals studenten en medewerkers
• het beveiligen van (de toegang tot) gebouwen en terreinen van De HHs
• tegengaan van diefstal of vernieling van goederen in de gebouwen of op terreinen van De HHs
• het vastleggen van mogelijke incidenten.

De HHs verzamelt dit beeldmateriaal in het kader van de eerder genoemde beveiligingsdoeleinden door cameratoezicht op basis van haar gerechtvaardigd belang. We verwijderen het opgenomen beeldmateriaal na 4 weken.

De HHs heeft ervoor gekozen om in bepaalde gevallen een toets op afstand met online toezicht te gebruiken als alternatieve toetsvorm. als studenten niet naar de campus kunnen komen om een toets te maken. Deze alternatieve toetsvorm wordt alleen gebruikt als de Examencommissie heeft geoordeeld dat niet kan worden volstaan met een ander alternatief, zoals een paper of een openboektentamen zonder toezicht.

De HHs vindt privacy belangrijk en gaat daarom zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring Toetsen met online proctoring beschrijven wij wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens en hoe jouw privacy wordt gewaarborgd als je een HHS-toets met online proctoring maakt met behulp van proctoring software van ProctorExam.

Je hebt het recht om te weten of De HHs jouw persoonsgegevens verwerkt. Als jouw gegevens worden verwerkt, heb je het recht op inzage in deze gegevens.

Je hebt het recht om ons te vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen. Bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doelen waarvoor wij ze hebben verzameld of verwerkt, of als je jouw toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens intrekt.

Je kunt jouw persoonsgegevens niet laten wissen, als De HHs een wettelijke verplichting heeft om jouw gegevens te verwerken of voor een bepaalde termijn te bewaren, of als de gegevens nodig zijn om een ​​juridische claim vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens die De HHs verwerkt over jou te wijzigen of te rectificeren. Je hebt ook het recht om onvolledige gegevens over jou te laten in- of aanvullen, afhankelijk van de doeleinden van de verwerking. 

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken van ons te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, als die persoonsgegevens door jou of namens jou aan ons zijn verstrekt en door ons via geautomatiseerde systemen zijn gebruikt.

Als een verwerking van De HHs gebaseerd is op de grondslag ‘toestemming’, heb je het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw gegevens op elk moment in te trekken. De verwerking van jouw gegevens voorafgaand aan de intrekking van de toestemming blijft rechtmatig.

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, als één van de volgende situaties van toepassing is:

• gegevens zijn mogelijk onjuist
• verwerking is onrechtmatig
• gegevens zijn niet meer nodig
• betrokkene maakt bezwaar.

Als De THUAS een gerechtvaardigd belang heeft bij het verwerken van jouw persoonsgegevens, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan vanwege jouw specifieke situatie. We zetten de verwerking van jouw persoonsgegevens stop, tenzij we een overtuigend gerechtvaardigd belang aantonen om de verwerking ervan voort te zetten die jouw belangen, rechten en vrijheden overstijgen. Ook als we de gegevens nodig hebben om een ​​juridische claim vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, mogen we de verwerking voortzetten.

Als je jouw recht op bezwaar uitoefent, weegt De THUAS jouw belangen af tegen de belangen van De THUAS of de belangen van relevante derden, waarna we een beslissing over jouw bezwaar nemen.