Ben jij een zelfstandige en ontzorgende managementassistent die complexe secretariële, administratieve en logistieke taken kan uitvoeren?  
 

 Werken bij De Haagse heeft het! 


In het kort: 
Afdeling: Dienstbureau Onderwijs, Kennis & Communicatie (OK&C) 
Locatie: Den Haag 
Aantal uren per week: 32- 40 uur 
Salarisindicatie: min. € 3.091,78 – max. € 4.085,57 (schaal 8) op basis van een fulltime dienstverband 


Hoe ziet het werk van een Senior Managementassistent eruit? 
Als senior managementassistent ontzorg je de directeur door complexere secretariële-, administratieve- en logistieke taken uit handen te nemen. Kort gezegd: jij ondersteunt bij het beheren van de agenda, het organiseren van overleggen, vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen. Jij bereidt alles goed voor en faciliteert waar nodig.  
 
In deze functie zorg je voor de verslaglegging van de vergaderingen, het vastleggen van afspraken en het bijhouden van acties. Ondertussen ontzorg je de directeur door hem te ondersteunen ten aanzien van zijn afspraken en actiepunten. Je signaleert knelpunten, houdt zelf actielijsten bij en denkt mee en doet  verbetervoorstellen.  
 
Naast deze werkzaamheden voer je diverse administratieve taken uit. Zo verricht je bestellingen in inkoopnet, zorg je voor de personele mutaties en dat de correspondentie foutloos de deur uitgaat. Je werkt zelfstandig, maar maakt ook onderdeel uit van het team bij het dienstbureau van de dienst Onderwijs, Kennis & Communicatie (OK&C). Daar draag je continu bij aan de optimalisatie van de ondersteuning. Kortom, een baan vol met afwisseling.  
 

Wat vragen wij van jou? 
Voor deze vacature zijn we op zoek naar een senior managementassistent die hoge eisen stelt aan de kwaliteit van de dienstverlening, het overzicht bewaakt en met aandacht en afstemming durft te prioriteren. Agenderen en terugduwen, het behouden van een vriendelijke houding op stressvolle momenten en leergierig blijven met inhoudelijke interesse kenmerken jouw werkhouding. Doel is dat je de directeur ontzorgt. We vinden het onderstaande van belang:  
 
  • HBO werk- en denkniveau, met praktisch gerichte kennis van methoden en technieken van (hoger) managementondersteuning; 
  • Minimaal 4 jaar werkervaring in (hoger) managementondersteuning of als managementassistent/secretaresse, bij voorkeur in een onderwijsomgeving;  
  • Zeer ervaren en enthousiaste gebruiker van Office 365, Teams en Sharepoint inclusief bijhouden van digitale agenda’s; 
  • Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. 


Wat mag je van ons verwachten? 
 
  • Een arbeidsovereenkomst van een jaar (D4), met mogelijkheid van verlenging, met een omvang van 0,8 – 1,0 fte (32-40 uur); 
  • Een salaris van minimaal € 3.091,78 en maximaal € 4.085,57 bruto per maand (schaal 8) bij een volledige werkweek; 
  • Vakantietoeslag van 8%; 
  • Een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%; 
  • Een groene reiskostenregeling: kies je voor het openbaar vervoer dan krijg je een persoonlijke NS-businesskaart 2e klas voor woon-werk verkeer voor 100% vergoed; 
  • Een ruime verlofregeling: ongeveer 53 dagen bij een fulltime aanstelling, inclusief de verplichte vrije dagen en de nationale feestdagen. 

> Lees hier meer over ons complete arbeidsvoorwaardenpakket. 


Dienstbureau OK&C
Het Dienstbureau van OKC is het middelpunt van de Dienst. Het dienstbureau ontzorgt het management binnen de dienst en levert een bijdrage aan dienstbrede projecten. De verbinding met alle geledingen en onze kennis van wat er speelt in de Dienst zorgt ervoor dat we niet alleen uitvoeren maar ook signaleren en onze processen continue verbeteren.


Wat is werken bij De Haagse? 
Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisaties in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving. 
 
Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt. 
 

> Lees hier meer over ons verhaal en onze kernwaarden.
> De Haagse Hogeschool als inclusieve campus
 

Wil je solliciteren bij De Haagse? 
  • Je kunt tot en met dinsdag 16 april 2024 uitsluitend direct, online solliciteren via de sollicitatiebutton op de website van De Haagse Hogeschool.  
  • In plaats van een reguliere motivatiebrief vragen we je om een antwoord op de volgende vragen te geven.  

     
  1. Waaruit blijkt dat jij hoge eisen stelt aan de kwaliteit van jouw dienstverlening? 
  2. Hoe zorg jij ervoor dat je het overzicht kan bewaren en snel kan schakelen tussen verschillende taken? 
  3. Waaruit blijkt dat je steeds op zoek bent naar mogelijkheden om processen zo soepel mogelijk te laten verlopen? Licht toe. 
  4. In deze functie heb je veel contact met verschillende partijen en afdelingen. Hoe zoek jij de samenwerking op? 
  5. Waaruit blijkt jouw persoonlijke affiniteit met het onderwijs en onderzoek van de Haagse Hogeschool? 


Wil je meer informatie? 
  • Inhoudelijk? Pim Koenen, Dienstsecretaris Onderwijs, Kennis en Communicatie via e-mail: p.j.koenen@hhs.nl;  
  • Algemene informatie: Rachel van Veghel, Adviseur Resourcing, via e-mail: vacatures@hhs.nl.  
 

Solliciteren kun je doen via de sollicitatiebutton, op deze emailadressen worden geen sollicitaties in behandeling genomen. 
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.